Chatbot de WhatsApp para IPS y laboratorios clínicos
Asigna citas, envía la preparación de cada examen, notifica resultados y orienta sobre autorizaciones, con verificación de identidad y cuidado de los datos de salud.
Un chatbot de WhatsApp para IPS y laboratorios clínicos ayuda a resolver tres problemas que viven a diario los centros de salud: líneas telefónicas congestionadas para pedir citas, pacientes que llegan sin la preparación correcta para su examen y una avalancha de llamadas preguntando "¿ya están mis resultados?". Con WaBot, un asistente sobre la API oficial de WhatsApp Business atiende estas consultas las 24 horas, con mensajes claros y con un diseño que protege los datos de salud de los pacientes.
Sirve para IPS de baja y mediana complejidad, laboratorios clínicos, centros de imágenes diagnósticas, centros de toma de muestras, consultorios especializados y redes de sedes.
Citas por WhatsApp
- Asignación según especialidad, sede y profesional: el paciente elige entre los cupos disponibles de tu agenda.
- Validación previa: el asistente pregunta lo necesario según tu proceso, por ejemplo el tipo de afiliación (EPS, prepagada, particular) o si cuenta con orden médica.
- Toma de muestras con o sin cita: informa horarios y sedes, y agenda cuando tu laboratorio lo requiera.
- Toma de muestras a domicilio: si ofreces el servicio, recoge la dirección y agenda la visita.
- Confirmación y reprogramación: recordatorios con botones y liberación automática de cupos.
Ver el detalle en agendar citas por WhatsApp y las buenas prácticas en cómo reducir el ausentismo a citas.
Preparación de exámenes
Una muestra mal tomada por falta de preparación significa repetir el examen, molestias para el paciente y costos para la institución. El asistente envía automáticamente, al agendar y el día anterior, las indicaciones que tu laboratorio defina para cada examen: horas de ayuno, suspensión de medicamentos solo según indicación médica, recolección de muestras en casa, hidratación para imágenes, entre otras. El paciente puede preguntar dudas sobre esas indicaciones y, si la pregunta sale del protocolo, el asistente lo pasa a una persona del equipo.
Entrega de resultados: cómo hacerlo con cuidado
Este es el punto más delicado. Los resultados de laboratorio son datos de salud y, por tanto, datos sensibles según la Ley 1581 de 2012; además hacen parte de la información clínica que debe manejarse con reserva. Por eso proponemos un enfoque prudente:
- Notificar, no exponer: el asistente avisa que los resultados están listos sin incluir valores ni diagnósticos en el mensaje.
- Verificación de identidad: antes de entregar el documento se valida al titular, por ejemplo con el número de WhatsApp registrado más un dato adicional o un código de un solo uso.
- Entrega por enlace seguro o portal: lo recomendable es enviar un enlace a tu portal de resultados con acceso autenticado, en lugar de adjuntar el PDF directamente, según lo que defina tu institución.
- Menores y terceros: reglas claras para acudientes y personas autorizadas.
- Sin interpretación: el asistente no interpreta resultados; recomienda revisarlos con el médico tratante.
Autorizaciones y trámites administrativos
Muchas consultas en IPS son administrativas: qué documentos traer, cómo radicar una orden, en qué estado está una autorización, cuánto cuesta un examen particular. El asistente:
- Informa requisitos y documentos según el tipo de servicio y aseguramiento.
- Recibe la foto de la orden médica y la envía al área de autorizaciones.
- Informa el estado del trámite cuando hay integración con tu sistema.
- Entrega precios de exámenes particulares y paquetes preventivos que tengas publicados.
Atención con varias áreas
En una IPS, citas, autorizaciones, facturación y resultados suelen estar en áreas distintas. Con la bandeja multiagente, cada área atiende las conversaciones que le corresponden en un solo número oficial, con roles que limitan quién puede ver qué información.
Integración con tu software de salud
El asistente puede integrarse con tu sistema de agenda, laboratorio (LIS) o historia clínica si estos ofrecen API, para consultar cupos, estados de órdenes o disponibilidad de resultados. Si no hay integración, puede operar con agendas compartidas y notificaciones manuales del equipo.
Planes
Un laboratorio o consultorio especializado puede operar con el Plan Pyme Pro ($499.000/mes); las IPS con varias sedes, alto volumen e integraciones clínicas se cotizan en el Plan Enterprise. Detalles en Precios de WaBot en pesos colombianos.
Acompañamos instituciones en distintas ciudades, por ejemplo en Cúcuta, Bucaramanga e Ibagué. Para clínicas con consulta externa, mira también el chatbot para clínicas y centros médicos.
Preguntas frecuentes
Los resultados son datos de salud sensibles. Es posible notificar y facilitar el acceso por WhatsApp con autorización del paciente, verificación de identidad y medidas de seguridad, pero la IPS debe validar el procedimiento con su área jurídica y de protección de datos.
No. El asistente nunca interpreta resultados ni da diagnósticos; recomienda revisarlos con el médico tratante.
Sí. Cargamos las indicaciones que tu laboratorio defina para cada examen y el asistente las envía al agendar y como recordatorio el día anterior.
Si el sistema ofrece API o un mecanismo de integración, sí. Lo evaluamos en el diagnóstico inicial.
Puede informar requisitos, recibir la foto de la orden y enviarla al área de autorizaciones, e informar el estado si hay integración. La autorización como tal depende de la EPS y de tu proceso interno.