Chatbot para conjuntos residenciales en WhatsApp
Un asistente para la administración que recibe solicitudes de residentes, reserva el salón social, recuerda la cuota y convoca a asamblea, sin llenar de mensajes el celular del administrador.
Un chatbot para conjuntos residenciales ordena la comunicación entre la administración y los residentes. Hoy, en muchas copropiedades, el administrador recibe por su WhatsApp personal desde reportes de goteras hasta quejas por ruido, solicitudes de paz y salvo y preguntas por el saldo de la cuota, a cualquier hora. Los grupos de WhatsApp del conjunto, por su parte, mezclan avisos importantes con discusiones. Con WaBot, la copropiedad tiene un número oficial con un asistente de inteligencia artificial que atiende 24/7, registra cada solicitud y la entrega a quien corresponde.
Sirve para conjuntos de casas y apartamentos, edificios residenciales, centros comerciales y edificios de oficinas sometidos al régimen de propiedad horizontal, y también para empresas que administran varias copropiedades.
PQRS de residentes con trazabilidad
Las peticiones, quejas y reclamos son el día a día de una administración. El asistente las recibe y las organiza:
- Clasificación automática: mantenimiento, convivencia, seguridad, parqueaderos, mascotas, cartera u otros.
- Datos completos desde el inicio: torre, apartamento, descripción y fotos del daño.
- Número de solicitud: el residente recibe un consecutivo para hacer seguimiento.
- Asignación: el caso llega al administrador, al supervisor de mantenimiento o a la empresa de seguridad, según el tipo.
- Cierre y respuesta: cuando se resuelve, el residente recibe el aviso por WhatsApp.
Al final del mes, la administración tiene un registro claro de cuántas solicitudes hubo, de qué tipo y cuánto tardaron en resolverse, información útil para el informe al consejo de administración.
Reservas de zonas comunes
Salón social, BBQ, cancha, piscina, gimnasio, sala de juegos: la reserva de zonas comunes genera muchos mensajes y conflictos cuando se maneja en un cuaderno o en el grupo del conjunto. El asistente:
- Muestra la disponibilidad real de cada zona y las reglas de uso del reglamento.
- Verifica que el residente esté habilitado según las condiciones que defina la copropiedad (por ejemplo, estar a paz y salvo, si el reglamento lo establece).
- Envía el link de pago del depósito o del valor de uso, si aplica.
- Confirma la reserva y recuerda el horario y las condiciones de entrega del espacio.
Recordatorios de administración y cartera
La cuota de administración es el ingreso que sostiene a la copropiedad. Los recordatorios por WhatsApp suelen tener mejor recepción que las circulares en papel o el correo:
- Aviso de la cuota del mes con el valor y la fecha límite para el descuento por pronto pago, si existe.
- Link de pago o datos de la cuenta del conjunto.
- Consulta de saldo y generación de certificado de paz y salvo bajo solicitud, si se integra con el software contable de la copropiedad.
- Recordatorios de cartera vencida con horarios y frecuencia que respetan la Ley 2300 de 2023.
Puedes ver el detalle de este flujo en cobranza por WhatsApp.
Citaciones a asamblea y comunicados
La Ley 675 de 2001 establece que la asamblea general ordinaria se reúne al menos una vez al año, dentro de los tres primeros meses, y que la convocatoria debe hacerse con no menos de quince días calendario de anticipación. El reglamento de cada copropiedad define los medios válidos de convocatoria. Con la API oficial de WhatsApp, la administración puede:
- Enviar la citación con el orden del día y el enlace a los documentos.
- Recordar la fecha unos días antes y el mismo día.
- Recibir la confirmación de asistencia o el poder de representación.
- Compartir el acta o el resumen de decisiones después de la reunión.
También sirve para comunicados operativos: cortes de agua o energía programados, jornadas de fumigación, mantenimiento de ascensores o normas de convivencia en temporadas de fiestas.
Portería y visitantes
Algunas copropiedades usan el asistente para que el residente autorice visitantes o domicilios con anticipación, o para que portería notifique la llegada de un paquete. Estos flujos se diseñan según el esquema de seguridad del conjunto y, cuando aplica, se integran con el software de control de acceso.
Datos personales de los residentes
La copropiedad es responsable del tratamiento de los datos de propietarios y residentes. El asistente muestra el aviso de privacidad, pide autorización y limita qué información se comparte por chat (por ejemplo, el saldo de cartera solo se entrega al titular verificado). Ver habeas data y chatbots de WhatsApp.
Planes para administraciones
Un conjunto pequeño puede empezar con el Plan Emprendedor ($249.000/mes). Para conjuntos grandes, envío de comunicados y cobranza con la API oficial de Meta, el Plan Pyme Pro ($499.000/mes) es el recomendado. Las empresas administradoras con varias copropiedades se cotizan en el Plan Enterprise. Detalles en Precios de WaBot en pesos colombianos.
Atendemos copropiedades en todo el país, por ejemplo en Soacha, Bogotá y Medellín. Las solicitudes fuera de horario se pueden atender con respuestas automáticas 24/7.
Preguntas frecuentes
No necesariamente. Muchas copropiedades mantienen el grupo para la comunidad y usan el número oficial con el asistente para trámites, solicitudes y comunicados formales, con registro de cada caso.
Sí, como medio de envío de la citación y de recordatorios. La validez de la convocatoria depende de la Ley 675 de 2001 y del reglamento de la copropiedad, que debe revisarse con el asesor jurídico.
Sí, si se integra con el software contable del conjunto y se verifica que quien pregunta es el titular o una persona autorizada.
Sí. Se puede manejar un número por copropiedad o un número central que identifica el conjunto del residente y enruta la solicitud a la administración correcta.
Definimos qué casos son urgentes; en esos, el asistente avisa de inmediato al administrador o al personal de mantenimiento y le indica al residente qué hacer mientras tanto.